Da questa pagina è possibile scaricare il fac-simile nomina responsabile della conservazione in formato Word e PDF. Il documento è utile per formalizzare la designazione del Responsabile della Conservazione dei documenti informatici, definendo incarico, compiti, responsabilità e, se previsto, eventuali delegati o sostituti. Il modello può essere adattato alle esigenze organizzative dell’ente o della società e compilato inserendo i dati richiesti nei campi segnaposto.
Fac simile nomina responsabile della conservazione Word
Di seguito è disponibile il fac simile nomina responsabile della conservazione in formato Word, pensato per essere modificato con facilità. Il file è compilabile e consente di adattare il testo del modello al proprio caso specifico, sostituendo i campi tra parentesi quadre con i dati corretti dell’ente, della struttura, del nominato e dell’atto di nomina.
Fac simile nomina responsabile della conservazione PDF
Di seguito è disponibile il fac simile nomina responsabile della conservazione in formato PDF. Questa versione è utile per consultare rapidamente il modello, stamparlo oppure conservarne una copia non modificabile per uso interno o archivistico.
Esempio nomina responsabile della conservazione
L’esempio seguente mostra una possibile struttura del documento. I campi indicati tra parentesi quadre devono essere personalizzati in base al contesto dell’ente o della società e alle indicazioni organizzative applicabili.
[DENOMINAZIONE ENTE/SOCIETÀ] [SEDE LEGALE] [INDIRIZZO] [C.F./P.IVA] [EVENTUALE LOGO] [ATTO N. [NUMERO]/[ANNO]] OGGETTO: Nomina del Responsabile della Conservazione dei documenti informatici [LUOGO], [DATA] [ORGANO COMPETENTE ALLA NOMINA], nella persona di [NOME COGNOME], in qualità di [QUALIFICA/INCARICO], VISTI [IL/LA] [REGOLAMENTO INTERNO DI GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE], ove adottato; le Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici; [EVENTUALI ULTERIORI RIFERIMENTI NORMATIVI O REGOLAMENTARI APPLICABILI ALL’ENTE]; [EVENTUALI PRECEDENTI DELIBERE/DETERMINAZIONI/DECRETI IN MATERIA]; CONSIDERATO che l’ente/la società [DENOMINAZIONE ENTE/SOCIETÀ] gestisce documenti informatici soggetti a conservazione a norma; che è necessario individuare formalmente il Responsabile della Conservazione, al fine di assicurare la corretta gestione del sistema di conservazione, la tracciabilità delle responsabilità e la continuità operativa; che il soggetto da nominare possiede competenze giuridiche, informatiche e archivistiche adeguate allo svolgimento dell’incarico; RITENUTO opportuno procedere alla nomina del Responsabile della Conservazione dei documenti informatici, con decorrenza immediata e secondo le modalità di seguito indicate; DECRETA / DETERMINA / DELIBERA 1. di nominare il/la Sig./Sig.ra [NOME] [COGNOME], nato/a a [COMUNE DI NASCITA] il [DATA DI NASCITA], codice fiscale [CODICE FISCALE], in servizio presso [STRUTTURA/UFFICIO/UNITÀ ORGANIZZATIVA], quale Responsabile della Conservazione dei documenti informatici di [DENOMINAZIONE ENTE/SOCIETÀ]; 2. di stabilire che il presente incarico ha decorrenza dal [DATA DECORRENZA] e permane sino a [EVENTUALE TERMINE / FINO A REVOCA / FINO A NUOVA DETERMINAZIONE], salvo revoca o modifica per sopravvenute esigenze organizzative, funzionali o normative; 3. di attribuire al Responsabile della Conservazione, nell’ambito del sistema di conservazione dell’ente/della società, i seguenti compiti e responsabilità: definire e attuare le politiche complessive del sistema di conservazione; governare il sistema di conservazione con piena autonomia e responsabilità operativa, nei limiti delle attribuzioni conferite; monitorare la corretta funzionalità del sistema di conservazione; verificare periodicamente l’integrità, la leggibilità e la reperibilità degli archivi conservati; predisporre, mantenere e aggiornare il Manuale di conservazione; curare, per quanto di competenza, i rapporti con il conservatore esterno accreditato, ove presente; assicurare il coordinamento con il Responsabile della gestione documentale [SE APPLICABILE]; assicurare la gestione dei rapporti con autorità, organi di controllo e pubblici ufficiali, per quanto attiene al sistema di conservazione; svolgere ogni ulteriore attività connessa e necessaria al corretto funzionamento del sistema di conservazione, nel rispetto della normativa vigente e degli atti interni dell’ente/della società; 4. di stabilire che il Responsabile della Conservazione operi in coerenza con il Manuale di conservazione e con le procedure interne dell’ente/della società, curandone l’adeguamento in caso di modifiche organizzative, tecniche o normative; 5. di individuare, quale/i delegato/i e/o sostituto/i del Responsabile della Conservazione, abilitato/i all’accesso al sistema di conservazione e nei limiti delle attribuzioni conferite, il/la Sig./Sig.ra [NOME COGNOME DELEGATO/SOSTITUTO 1], in qualità di [QUALIFICA/STRUTTURA], e il/la Sig./Sig.ra [NOME COGNOME DELEGATO/SOSTITUTO 2], in qualità di [QUALIFICA/STRUTTURA], ove ritenuto necessario e nei limiti previsti dall’organizzazione interna; 6. di precisare che i delegati e/o sostituti operano secondo le istruzioni del Responsabile della Conservazione e nel rispetto dei limiti di accesso e di responsabilità stabiliti dall’ente/dalla società; 7. di disporre che, ove la conservazione sia affidata a un conservatore esterno, il Responsabile della Conservazione mantenga il presidio delle attività di competenza dell’ente/della società e il coordinamento con il soggetto affidatario del servizio; 8. di dare atto che il presente incarico è conferito a favore del/la nominato/a in ragione della posizione e delle competenze possedute e che esso potrà essere modificato o revocato con successivo atto dell’organo competente; 9. di approvare, ove già predisposto, il Manuale di conservazione allegato al presente atto quale parte integrante e sostanziale [SE APPLICABILE]; 10. di allegare al presente atto, ove presenti, [ELENCO ALLEGATI / ALLEGATO 1 / ALLEGATO 2]; 11. di trasmettere il presente atto a [UFFICI/STRUTTURE DESTINATARIE] per gli adempimenti di competenza; 12. di disporre che il presente atto sia conservato agli atti dell’ente/della società nel sistema documentale di [DENOMINAZIONE ENTE/SOCIETÀ]. Il/La sottoscritto/a [NOME COGNOME NOMINANTE], in qualità di [QUALIFICA/INCARICO], dichiara di aver valutato la coerenza dell’incarico con l’assetto organizzativo dell’ente/della società e con le funzioni attribuite. Per accettazione dell’incarico, il/la sottoscritto/a [NOME COGNOME NOMINATO], nato/a a [COMUNE DI NASCITA] il [DATA DI NASCITA], codice fiscale [CODICE FISCALE], in qualità di [QUALIFICA/STRUTTURA], DICHIARA di accettare la nomina a Responsabile della Conservazione dei documenti informatici di [DENOMINAZIONE ENTE/SOCIETÀ], con decorrenza [DATA DECORRENZA], impegnandosi a svolgere le funzioni assegnate in conformità alle disposizioni vigenti, alle procedure interne e al Manuale di conservazione. [LUOGO], [DATA] IL/LA [QUALIFICA DEL SOGGETTO CHE EMETTE LA NOMINA] [FIRMA] [FIRMA DIGITALE / FIRMA AUTOGRAFA] PER ACCETTAZIONE IL/LA RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE [FIRMA] [FIRMA DIGITALE / FIRMA AUTOGRAFA] [EVENTUALI ULTERIORI SOTTOSCRIZIONI / VISTI / PARERI SE APPLICABILI]
Come compilare il modello nomina responsabile della conservazione
Il modello nomina responsabile della conservazione serve a formalizzare l’individuazione del soggetto incaricato di presidiare il sistema di conservazione dei documenti informatici. Si tratta di un atto importante perché consente di definire in modo chiaro chi è responsabile delle attività di conservazione, quali sono i suoi compiti e in quale perimetro organizzativo opera. Il fac-simile può essere usato da enti e società che gestiscono documenti informatici soggetti a conservazione a norma, adattando il contenuto alla propria struttura interna e agli eventuali atti già adottati in materia.
Per compilare correttamente il documento è necessario inserire innanzitutto i dati identificativi dell’ente o della società, come denominazione, sede legale, indirizzo e codice fiscale o partita IVA. Occorre poi indicare l’eventuale numero e anno dell’atto, il luogo e la data di emissione, oltre all’organo competente alla nomina e alla persona che firma l’atto, con la relativa qualifica o incarico. Questi elementi servono a rendere il provvedimento formalmente completo e coerente con l’assetto organizzativo dell’ente.
Un passaggio essenziale riguarda l’indicazione del nominato. Nel modello vanno inseriti nome, cognome, luogo e data di nascita, codice fiscale e struttura o ufficio di appartenenza. È opportuno verificare con attenzione questi dati, perché eventuali errori anagrafici o di inquadramento possono creare ambiguità sulla validità dell’incarico o sulla corretta individuazione del soggetto responsabile. Se l’ente prevede delegati o sostituti, anche questi devono essere indicati con precisione, specificando i limiti delle rispettive attribuzioni e il rapporto con il Responsabile della Conservazione.
Il testo del fac-simile richiama poi i riferimenti normativi, regolamentari e organizzativi che possono variare da ente a ente. Per questo è importante controllare se esiste un regolamento interno di gestione documentale e conservazione, se vi sono precedenti deliberazioni o decreti da richiamare e se siano necessari ulteriori riferimenti applicabili alla specifica realtà organizzativa. Quando alcuni elementi non sono presenti, il modello consente di lasciarli non compilati, ma è sempre opportuno verificare con attenzione la coerenza complessiva dell’atto prima della sottoscrizione.
Nel corpo del provvedimento è utile descrivere con chiarezza i compiti assegnati al Responsabile della Conservazione. Il fac-simile prevede funzioni come la definizione delle politiche del sistema di conservazione, il monitoraggio della funzionalità del sistema, la verifica dell’integrità e della reperibilità degli archivi, l’aggiornamento del Manuale di conservazione e i rapporti con l’eventuale conservatore esterno. Si tratta di contenuti che vanno letti e adattati con attenzione, perché il documento deve riflettere l’effettiva organizzazione interna e il livello di autonomia attribuito al soggetto nominato.
Se la conservazione è affidata a un conservatore esterno, il modello prevede comunque che il Responsabile della Conservazione mantenga il presidio delle attività di competenza dell’ente o della società e il coordinamento con il soggetto affidatario. Anche questo aspetto va verificato caso per caso, perché può dipendere dal contratto, dal modello organizzativo adottato e dalle procedure interne. Allo stesso modo, se il Manuale di conservazione è già predisposto, può essere allegato e approvato insieme all’atto, ma è necessario accertare che il contenuto del manuale sia aggiornato e conforme alla situazione effettiva.
Un altro elemento da non trascurare è la decorrenza dell’incarico e la sua eventuale durata. Il fac-simile consente di indicare una data di inizio e, se necessario, un termine oppure la clausola fino a revoca o fino a nuova determinazione. La scelta va effettuata in base alle esigenze dell’ente, tenendo conto che l’incarico può essere modificato con successivo atto dell’organo competente. È importante che questa parte sia coerente con la governance interna e con le modalità di sostituzione o rotazione degli incarichi previste dall’organizzazione.
Prima di utilizzare il modello è consigliabile verificare anche gli eventuali allegati e le firme richieste. In alcuni casi può essere necessario allegare il Manuale di conservazione, altri documenti interni o ulteriori visti e pareri. Il fac-simile prevede inoltre una sezione per l’accettazione dell’incarico da parte del nominato, che può essere sottoscritta con firma autografa o digitale secondo le regole adottate dall’ente. Per evitare errori, è utile controllare che tutti i campi siano compilati, che i riferimenti al ruolo siano coerenti e che il testo finale rispecchi in modo preciso l’assetto organizzativo e documentale dell’amministrazione o della società.