Da questa pagina è possibile scaricare il fac-simile di nomina organismo di vigilanza in formato Word e PDF. Il documento è utile per formalizzare la designazione dell’Organismo di Vigilanza nell’ambito del D.Lgs. 8 giugno 2001, n. 231, definendone composizione, durata, compiti, poteri, flussi informativi e modalità di funzionamento in relazione al Modello di organizzazione, gestione e controllo adottato dalla società o dall’ente.
Fac simile nomina organismo di vigilanza Word
Il fac simile nomina organismo di vigilanza in formato Word è modificabile e può essere compilato adattando i campi del modello al proprio caso specifico. È una soluzione pratica per inserire con semplicità i dati dell’ente, i nominativi dei componenti, la durata dell’incarico e le altre informazioni richieste per la nomina.
Fac simile nomina organismo di vigilanza PDF
Il fac simile nomina organismo di vigilanza in formato PDF è utile per consultare il modello in modo immediato, stamparlo oppure conservarne una copia non modificabile. Può essere comodo come riferimento durante la predisposizione dell’atto di nomina o per un controllo rapido del contenuto.
Esempio nomina organismo di vigilanza
Di seguito è riportato un esempio di struttura del documento. I campi tra parentesi quadre devono essere personalizzati in base alla situazione concreta della società o dell’ente e ai dati disponibili al momento della nomina.
[DENOMINAZIONE SOCIALE/ENTE] [FORMA GIURIDICA] Sede legale: [INDIRIZZO COMPLETO] Codice fiscale/Partita IVA: [CODICE FISCALE]/[PARTITA IVA] VERBALE DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE ovvero ATTO DELL’AMMINISTRATORE UNICO Oggetto: Nomina dell’Organismo di Vigilanza ai sensi del D.Lgs. 8 giugno 2001, n. 231 In data [DATA], alle ore [ORA], in [LUOGO], presso [SEDE/INDIRIZZO], si è riunito il Consiglio di Amministrazione di [DENOMINAZIONE SOCIALE/ENTE], ovvero l’Amministratore Unico, per deliberare sul seguente punto all’ordine del giorno: Nomina dell’Organismo di Vigilanza ai sensi del D.Lgs. 8 giugno 2001, n. 231. Premesso che: la Società/Ente ha adottato il Modello di organizzazione, gestione e controllo ai sensi del D.Lgs. 8 giugno 2001, n. 231, al fine di prevenire la commissione dei reati presupposto e di assicurare l’efficace attuazione delle prescrizioni interne in materia; l’art. 6 del D.Lgs. 8 giugno 2001, n. 231 prevede, tra le condizioni di efficacia del Modello, l’affidamento del compito di vigilare sul funzionamento e sull’osservanza del Modello stesso ad un organismo dell’ente dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo; è necessario procedere alla nomina dell’Organismo di Vigilanza della Società/Ente, definendone composizione, durata, compiti, poteri, flussi informativi, budget e modalità di funzionamento; il Consiglio di Amministrazione, ovvero l’Amministratore Unico, ritiene opportuno nominare un Organismo di Vigilanza in composizione [MONOCRATICA/COLLEGIALE], in ragione della struttura organizzativa e delle esigenze di controllo della Società/Ente; tutto ciò premesso, il Consiglio di Amministrazione, ovvero l’Amministratore Unico, delibera 1. di nominare, ai sensi e per gli effetti del D.Lgs. 8 giugno 2001, n. 231, e in particolare dell’art. 6, l’Organismo di Vigilanza di [DENOMINAZIONE SOCIALE/ENTE] in composizione [MONOCRATICA/COLLEGIALE], nelle persone di: [NOME COGNOME], nato a [LUOGO DI NASCITA] il [DATA DI NASCITA], codice fiscale [CODICE FISCALE], in qualità di [COMPONENTE/PRESIDENTE/MEMBRO]; [NOME COGNOME], nato a [LUOGO DI NASCITA] il [DATA DI NASCITA], codice fiscale [CODICE FISCALE], in qualità di [COMPONENTE/MEMBRO]; [NOME COGNOME], nato a [LUOGO DI NASCITA] il [DATA DI NASCITA], codice fiscale [CODICE FISCALE], in qualità di [COMPONENTE/MEMBRO]; ovvero, in caso di Organismo di Vigilanza monocratico: [NOME COGNOME], nato a [LUOGO DI NASCITA] il [DATA DI NASCITA], codice fiscale [CODICE FISCALE], in qualità di Organismo di Vigilanza monocratico; 2. di stabilire che l’incarico ha durata di [X] anni, con decorrenza dal [DATA DECORRENZA] e scadenza al [DATA SCADENZA], restando l’Organismo di Vigilanza in carica sino alla deliberazione di rinnovo, conferma o sostituzione; 3. di attribuire all’Organismo di Vigilanza il compito di vigilare sull’efficace attuazione e sull’osservanza del Modello di organizzazione, gestione e controllo adottato dalla Società/Ente, nonché di curarne l’aggiornamento, la diffusione della conoscenza e il monitoraggio dei relativi flussi informativi; 4. di attribuire all’Organismo di Vigilanza, nell’esercizio delle proprie funzioni, autonomi poteri di iniziativa e controllo, con facoltà di accedere liberamente alla documentazione e alle informazioni rilevanti della Società/Ente, nonché di richiedere dati, notizie e chiarimenti alle funzioni aziendali competenti, nei limiti e secondo le modalità previste dal Modello e dal regolamento interno dell’Organismo di Vigilanza; 5. di assegnare all’Organismo di Vigilanza un budget adeguato allo svolgimento delle proprie attività, pari a Euro [IMPORTO] annui ovvero [DIVERSA MODALITÀ DI ASSEGNAZIONE], da utilizzare in autonomia per le esigenze connesse all’espletamento dell’incarico, secondo le modalità previste dal regolamento interno dell’Organismo di Vigilanza e/o dalle procedure aziendali vigenti; 6. di stabilire che i componenti dell’Organismo di Vigilanza devono possedere e mantenere per tutta la durata dell’incarico i requisiti di indipendenza, autonomia, continuità di azione, professionalità e assenza di conflitti di interesse, impegnandosi a comunicare tempestivamente all’Organo Amministrativo ogni eventuale sopravvenuta situazione idonea a compromettere tali requisiti; 7. di prevedere che l’Organismo di Vigilanza operi secondo un regolamento interno, ove adottato, e riferisca periodicamente al Consiglio di Amministrazione, ovvero all’Amministratore Unico, e, ove presente, all’organo di controllo, mediante relazioni scritte e/o riunioni periodiche, secondo quanto previsto dal Modello 231 e dalle procedure interne della Società/Ente; 8. di stabilire che la nomina dell’Organismo di Vigilanza venga comunicata ai destinatari del Modello 231 mediante [INTRANET/CIRCOLARE INTERNA/BACHECA/ALTRO SISTEMA DI COMUNICAZIONE AZIENDALE], nonché alle funzioni aziendali interessate, secondo le prassi interne della Società/Ente; 9. di prevedere che la presente nomina sia perfezionata mediante accettazione espressa di ciascun componente, da rendersi per iscritto mediante sottoscrizione del presente atto ovvero di separata lettera di incarico; 10. di stabilire che la revoca o la sostituzione di uno o più componenti dell’Organismo di Vigilanza, ovvero dell’intero Organismo, potranno essere deliberate dall’Organo Amministrativo nei casi di [INSERIRE EVENTUALI CAUSE DI REVOCA/DECADENZA, SE PREVISTE], fermo restando il rispetto dei requisiti di legge e delle esigenze di continuità dell’azione di vigilanza; 11. di dare mandato al [PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE/AMMINISTRATORE UNICO/LEGALE RAPPRESENTANTE] di porre in essere tutti gli adempimenti conseguenti alla presente deliberazione, ivi compresa la comunicazione ai soggetti interessati e la conservazione dell’atto nei libri sociali e/o negli archivi aziendali competenti. I componenti nominati dichiarano di accettare l’incarico alle condizioni sopra indicate e di possedere, alla data odierna, i requisiti richiesti per lo svolgimento delle funzioni affidate. Letto, confermato e sottoscritto. [COMUNE], [DATA] Il Presidente del Consiglio di Amministrazione ovvero L’Amministratore Unico [FIRMA] [NOME COGNOME] Per accettazione della nomina e dell’incarico: [NOME COGNOME] [FIRMA] [DATA] [NOME COGNOME] [FIRMA] [DATA] [NOME COGNOME] [FIRMA] [DATA]
Come compilare il modello nomina organismo di vigilanza
Il modello di nomina dell’organismo di vigilanza è il documento con cui la società o l’ente formalizza l’attribuzione dell’incarico al soggetto o ai soggetti chiamati a svolgere funzioni di controllo sul funzionamento e sull’osservanza del Modello 231. Si utilizza quando l’organizzazione ha adottato o intende aggiornare il proprio sistema di organizzazione, gestione e controllo e deve rendere chiara la composizione dell’organismo, la durata del mandato, i compiti assegnati e le regole operative essenziali. Per compilarlo correttamente è necessario inserire innanzitutto la denominazione dell’ente, la forma giuridica, la sede legale e i dati fiscali, così da identificare senza ambiguità il soggetto che procede alla nomina. Occorre poi indicare con precisione la data, il luogo e l’organo che delibera, distinguendo tra consiglio di amministrazione e amministratore unico in base all’assetto societario effettivo.
La parte più delicata riguarda i campi relativi alla composizione dell’organismo. Se l’Organismo di Vigilanza è collegiale, bisogna inserire per ciascun componente nome, cognome, luogo e data di nascita, codice fiscale e qualifica interna, specificando se uno dei membri assume il ruolo di presidente. Se invece si tratta di un organismo monocratico, il testo va adattato eliminando i riferimenti alla pluralità dei componenti e mantenendo solo il nominativo del soggetto incaricato. È importante verificare che la composizione scelta sia coerente con il modello organizzativo adottato e con le esigenze di controllo dell’ente, perché la struttura dell’organismo deve essere compatibile con dimensioni, complessità operativa e assetto di governance. Anche la durata dell’incarico va compilata con attenzione: il modello prevede un periodo espresso in anni, con le date di decorrenza e scadenza da adattare al caso concreto. Se l’ente ha prassi interne o previsioni specifiche in materia di rinnovo, conferma o sostituzione, è opportuno che il testo sia coordinato con tali regole.
Un altro passaggio fondamentale è l’indicazione dei compiti e dei poteri dell’organismo. Nel modello sono richiamati, in forma generale, il dovere di vigilare sull’efficace attuazione e sull’osservanza del Modello 231, il compito di curarne l’aggiornamento e il monitoraggio dei flussi informativi, nonché i poteri di iniziativa e controllo necessari per svolgere l’incarico. In fase di compilazione è utile verificare che queste previsioni siano coerenti con il regolamento interno dell’organismo, se esistente, e con le procedure aziendali già adottate. Analogamente, il budget deve essere valorizzato con un importo o con una diversa modalità di assegnazione compatibile con l’organizzazione, tenendo conto che il documento richiede autonomia operativa e disponibilità di risorse adeguate. Se l’ente prevede modalità specifiche di autorizzazione delle spese o limiti particolari, conviene che il modello sia allineato a tali prassi per evitare incongruenze tra testo di nomina e disciplina interna.
Prima di utilizzare il fac-simile è sempre opportuno controllare anche i requisiti soggettivi dei componenti indicati. Il testo richiama infatti indipendenza, autonomia, continuità di azione, professionalità e assenza di conflitti di interesse, che devono essere presenti non solo al momento della nomina ma per tutta la durata dell’incarico. Per questo motivo, prima della sottoscrizione, è consigliabile verificare le eventuali dichiarazioni di accettazione, l’assenza di cause ostative e la compatibilità del ruolo con altri incarichi ricoperti dai designati. Se l’ente richiede allegati, accettazioni separate, curriculum, dichiarazioni di indipendenza o ulteriori documenti interni, questi andranno controllati e predisposti secondo le procedure applicabili. È altresì importante verificare le modalità di comunicazione della nomina, la corretta conservazione dell’atto nei libri sociali o negli archivi competenti e l’eventuale necessità di informare l’organo di controllo o le funzioni aziendali interessate.
Gli errori più frequenti consistono nel lasciare campi vuoti, nel non aggiornare i dati anagrafici, nel non distinguere correttamente tra organo collegiale e monocratico, oppure nell’indicare una durata o un budget non coerenti con l’organizzazione. Va evitato anche l’uso del modello senza una verifica finale della coerenza con il Modello 231 adottato, perché la nomina dell’organismo di vigilanza deve essere perfettamente allineata alle regole interne e alle scelte di governance dell’ente. In caso di dubbi sulla compilazione o sulla necessità di adattare alcune clausole, è prudente rivolgersi al professionista competente o alla struttura aziendale incaricata della compliance, così da assicurare che l’atto sia completo, formalmente corretto e adatto alla situazione concreta.