Da questa pagina è possibile scaricare il modello nomina incaricato trattamento dati personali GDPR in formato Word e PDF. Il documento serve a formalizzare, in ambito organizzativo, l’autorizzazione di una persona fisica al trattamento dei dati personali nell’esercizio delle mansioni affidate, nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 e della normativa nazionale in materia di protezione dei dati personali. Il fac-simile è utile per definire con chiarezza ambito, istruzioni operative, misure di sicurezza, obblighi di riservatezza e durata della designazione, così da supportare una corretta gestione interna dei dati.
Fac simile nomina incaricato trattamento dati personali GDPR Word
Di seguito è disponibile il fac simile nomina incaricato trattamento dati personali GDPR in formato Word. Il file è modificabile e può essere adattato al proprio contesto inserendo i dati richiesti e personalizzando i campi segnaposto in base alla struttura organizzativa, alle mansioni svolte e alle categorie di dati effettivamente trattate.
Fac simile nomina incaricato trattamento dati personali GDPR PDF
Di seguito è disponibile il fac simile nomina incaricato trattamento dati personali GDPR in formato PDF. Il file è utile per consultare rapidamente il modello, stamparlo oppure conservarne una copia da utilizzare come riferimento nella predisposizione del documento finale.
Esempio nomina incaricato trattamento dati personali GDPR
Il testo seguente mostra una possibile struttura del documento. I campi tra parentesi quadre devono essere personalizzati in base al soggetto designante, alla persona incaricata, all’organizzazione e alle attività di trattamento effettivamente previste.
[DENOMINAZIONE ENTE / AZIENDA] [SEDE LEGALE] [INDIRIZZO] [CITTÀ] [CAP] [C.F. / P. IVA] ATTO DI DESIGNAZIONE / AUTORIZZAZIONE AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI Prot. n. [NUMERO PROTOCOLLO] Data [DATA] Il/La sottoscritto/a [NOME E COGNOME DEL TITOLARE O DEL LEGALE RAPPRESENTANTE], nato/a a [LUOGO DI NASCITA] il [DATA DI NASCITA], in qualità di [TITOLARE DEL TRATTAMENTO / LEGALE RAPPRESENTANTE DEL TITOLARE / RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO] di [DENOMINAZIONE ENTE / AZIENDA], con sede in [INDIRIZZO COMPLETO], in conformità a quanto previsto dal Regolamento (UE) 2016/679, in particolare dall’art. 29, e dal D.lgs. 196/2003 come modificato dal D.lgs. 101/2018, in particolare dall’art. 2-quaterdecies, nonché sulla base dell’organizzazione interna adottata, DESIGNA / AUTORIZZA il/la Sig./Sig.ra [NOME] [COGNOME], nato/a a [LUOGO DI NASCITA] il [DATA DI NASCITA], codice fiscale [CODICE FISCALE], in servizio presso [UFFICIO / STRUTTURA / REPARTO], con qualifica di [QUALIFICA / MANSIONE], quale persona fisica autorizzata al trattamento dei dati personali nell’ambito delle mansioni affidate e sotto la propria autorità, nei limiti e secondo le istruzioni di seguito indicate. PREMESSE La presente designazione/autorizzazione è conferita esclusivamente alla persona fisica sopra indicata, in ragione delle mansioni svolte e dell’effettiva necessità di trattare dati personali per l’esecuzione dei compiti assegnati. La persona designata è tenuta a trattare i dati personali soltanto nei limiti delle attività espressamente autorizzate e secondo le istruzioni documentate impartite dal Titolare del trattamento o dal Responsabile del trattamento, nonché secondo le ulteriori procedure e disposizioni interne vigenti presso [DENOMINAZIONE ENTE / AZIENDA]. 1. AMBITO DELLA DESIGNAZIONE / AUTORIZZAZIONE La presente autorizzazione riguarda esclusivamente le seguenti attività di trattamento: [INDICARE IN MODO PUNTUALE LE ATTIVITÀ CONSENTITE, AD ESEMPIO RACCOLTA, CONSULTAZIONE, REGISTRAZIONE, ORGANIZZAZIONE, CONSERVAZIONE, AGGIORNAMENTO, TRASMISSIONE INTERNA, ESTRAZIONE, LIMITATA CANCELLazione, ARCHIVIAZIONE]. Il/la designato/a è autorizzato/a ad accedere ai soli sistemi, archivi, banche dati, documenti, fascicoli e applicativi strettamente necessari allo svolgimento delle mansioni assegnate, e precisamente: [INDICARE SISTEMI / ARCHIVI / BANCA DATI / APPLICATIVI]. Sono esclusi, salvo diversa autorizzazione scritta, tutti i trattamenti non strettamente connessi alle mansioni affidate, nonché ogni attività eccedente o non pertinente rispetto alle finalità istituzionali o organizzative di [DENOMINAZIONE ENTE / AZIENDA]. 2. CATEGORIE DI DATI PERSONALI TRATTATI Nell’esercizio delle mansioni affidate, la persona designata può trattare le seguenti categorie di dati personali: [DATI ANAGRAFICI], [DATI DI CONTATTO], [DATI AMMINISTRATIVI], [DATI CONTRATTUALI], [DATI ECONOMICI], [DATI PARTICOLARI], [DATI GIUDIZIARI], [SE APPLICABILE], nei limiti strettamente necessari allo svolgimento delle attività autorizzate. Qualora, in relazione alle mansioni affidate, non siano trattati dati particolari o dati relativi a condanne penali e reati, tale circostanza deve intendersi come espressamente esclusa, salvo diversa disposizione scritta. 3. CATEGORIE DI INTERESSATI La presente autorizzazione concerne i dati personali riferiti alle seguenti categorie di interessati: [DIPENDENTI], [COLLABORATORI], [UTENTI], [CLIENTI], [FORNITORI], [PAZIENTI], [STUDENTI], [CITTADINI], [ALTRI INTERESSATI], secondo quanto effettivamente pertinente alle attività assegnate. 4. ISTRUZIONI OPERATIVE La persona designata deve attenersi scrupolosamente alle istruzioni impartite dal Titolare del trattamento o dal Responsabile del trattamento e alle procedure interne adottate da [DENOMINAZIONE ENTE / AZIENDA]. In particolare, la persona designata deve: trattare i dati personali esclusivamente per le finalità connesse alle mansioni assegnate; utilizzare i dati personali solo nella misura strettamente necessaria allo svolgimento del compito affidato; accedere ai dati esclusivamente mediante credenziali e profili abilitativi assegnati; non comunicare, diffondere o rendere comunque accessibili i dati personali a soggetti non autorizzati; verificare l’esattezza e l’aggiornamento dei dati trattati per quanto di competenza; custodire con diligenza i documenti cartacei e i supporti contenenti dati personali; non lasciare incustoditi documenti, dispositivi o supporti contenenti dati personali in modo da consentire accessi non autorizzati; utilizzare esclusivamente gli strumenti, gli applicativi e le procedure autorizzate; segnalare tempestivamente eventuali smarrimenti, accessi indebiti, divulgazioni non autorizzate, anomalie, violazioni o altre criticità riscontrate. La persona designata non può in alcun caso effettuare trattamenti difformi, eccedenti o incompatibili rispetto alle istruzioni ricevute. 5. MISURE DI SICUREZZA La persona designata è tenuta ad osservare e applicare le misure tecniche e organizzative di sicurezza adottate da [DENOMINAZIONE ENTE / AZIENDA], nonché le disposizioni interne in materia di protezione dei dati personali. In particolare, la persona designata deve: custodire le credenziali di autenticazione e non comunicarle ad altri; adottare password e sistemi di accesso conformi alle indicazioni organizzative ricevute; bloccare la postazione di lavoro quando si allontana temporaneamente; limitare l’accesso ai soli dati necessari per lo svolgimento delle attività assegnate; riporre documenti e supporti in archivi, armadi o spazi protetti quando non utilizzati; stampare, fotocopiare o trasmettere documenti contenenti dati personali solo se necessario e secondo le modalità consentite; provvedere alla corretta conservazione, archiviazione e, ove autorizzato, distruzione dei documenti e dei supporti non più necessari, secondo le procedure interne. Per i trattamenti effettuati mediante dispositivi mobili, postazioni remote o strumenti informatici, la persona designata deve attenersi alle specifiche istruzioni eventualmente impartite da [DENOMINAZIONE ENTE / AZIENDA]. 6. OBBLIGO DI RISERVATEZZA La persona designata è tenuta al più rigoroso obbligo di riservatezza in ordine ai dati personali e alle informazioni di cui venga a conoscenza nello svolgimento delle proprie mansioni. È fatto divieto di utilizzare, comunicare o diffondere dati personali e informazioni riservate per finalità diverse da quelle istituzionali o organizzative connesse all’incarico ricevuto, nonché di rendere tali informazioni accessibili a soggetti non autorizzati. L’obbligo di riservatezza permane anche successivamente alla cessazione della presente designazione/autorizzazione e comunque al venir meno del rapporto di lavoro, di collaborazione o dell’incarico. 7. DURATA DELLA DESIGNAZIONE / AUTORIZZAZIONE La presente designazione/autorizzazione decorre dal [DATA DECORRENZA] ed è valida per la durata del rapporto di lavoro, di collaborazione o dell’incarico, ovvero fino a revoca espressa, modifica delle mansioni o cessazione dell’esigenza di trattamento, se antecedente. In caso di mutamento di mansioni, di assegnazione ad altra struttura, di variazione dei sistemi utilizzati o delle categorie di dati trattati, la presente designazione/autorizzazione dovrà essere aggiornata, integrata o revocata secondo quanto disposto da [DENOMINAZIONE ENTE / AZIENDA]. 8. PRESA VISIONE E ACCETTAZIONE La persona designata dichiara di aver ricevuto il presente atto, di averne compreso il contenuto e di impegnarsi ad osservarne integralmente le disposizioni, nonché le ulteriori istruzioni e procedure in materia di protezione dei dati personali eventualmente impartite in seguito. 9. DISPOSIZIONI FINALI Per quanto non espressamente previsto nel presente atto, si rinvia alle disposizioni normative vigenti in materia di protezione dei dati personali e alle procedure interne adottate da [DENOMINAZIONE ENTE / AZIENDA]. Letto, confermato e sottoscritto. [LUOGO], [DATA] Il Titolare del trattamento / Il Responsabile del trattamento [FIRMA] [NOME E COGNOME] [QUALIFICA] Per presa visione e accettazione [FIRMA] [NOME E COGNOME DEL DESIGNATO] [QUALIFICA]
Come compilare il modello nomina incaricato trattamento dati personali GDPR
Il modello nomina incaricato trattamento dati personali GDPR è un documento organizzativo con cui il soggetto che tratta i dati nell’ambito di un ente o di un’azienda assegna a una persona fisica precise istruzioni operative per svolgere attività di trattamento in modo conforme alla normativa e alle procedure interne. Si utilizza quando un lavoratore, un collaboratore o un’altra figura operativa deve accedere a dati personali per svolgere le mansioni affidate e occorre formalizzare in modo chiaro limiti, responsabilità, categorie di dati e modalità di utilizzo. La compilazione richiede attenzione, perché il fac-simile non va riempito in modo generico, ma adattato al contesto reale dell’organizzazione, alle funzioni effettive della persona designata e ai sistemi concretamente utilizzati.
Per compilare correttamente il modello è necessario inserire anzitutto i dati identificativi dell’ente o dell’azienda, compresa la denominazione, la sede legale, l’indirizzo e i riferimenti fiscali. Occorre poi indicare con precisione il soggetto che firma l’atto, specificando il nome, il cognome, il luogo e la data di nascita e la qualità rivestita, che può variare in base all’assetto organizzativo. Anche la persona designata deve essere identificata in modo completo, con i suoi dati anagrafici, il codice fiscale, l’ufficio o la struttura di assegnazione e la qualifica o mansione. Questi elementi sono importanti perché rendono il documento circostanziato e collegato a un rapporto concreto, evitando designazioni troppo vaghe o non coerenti con l’organizzazione interna.
Un passaggio essenziale riguarda l’ambito della designazione o autorizzazione. In questa parte devono essere descritte le attività di trattamento consentite, come la raccolta, la consultazione, la registrazione, l’aggiornamento, la conservazione o la trasmissione interna dei dati, sempre nel limite di ciò che è necessario per le mansioni affidate. È altrettanto importante indicare i sistemi, gli archivi, le banche dati o gli applicativi ai quali la persona può accedere, perché il documento deve delimitare l’operatività in modo concreto. Se il ruolo non comporta il trattamento di dati particolari o di dati relativi a condanne penali e reati, conviene verificare che il modello sia coerente con questa circostanza e che non lasci intendere autorizzazioni più ampie di quelle realmente previste.
Il fac-simile contiene anche la sezione dedicata alle categorie di dati personali e alle categorie di interessati. Qui è necessario adattare il testo al caso specifico, selezionando le tipologie di dati effettivamente trattate e gli interessati coinvolti nell’attività lavorativa. In alcune realtà si tratteranno dati di dipendenti, collaboratori o fornitori, in altre dati di clienti, utenti, studenti o pazienti. La compilazione deve riflettere la realtà operativa, perché una descrizione troppo generica o eccessiva può creare ambiguità sull’estensione dell’autorizzazione e sulle misure che devono essere applicate.
Le istruzioni operative rappresentano una parte centrale del documento, perché definiscono come la persona designata deve comportarsi nell’uso quotidiano dei dati. È opportuno rileggere con attenzione questa sezione e verificare che sia compatibile con l’organizzazione interna, con le procedure già adottate e con gli strumenti effettivamente messi a disposizione. Se l’ente o l’azienda prevede regole specifiche per l’uso delle credenziali, per la conservazione dei documenti cartacei, per il lavoro da remoto o per l’invio di comunicazioni interne, tali indicazioni devono essere richiamate o integrate nel testo. Il modello va sempre adattato alle prassi reali, perché la sua funzione è proprio quella di trasformare le regole generali di protezione dei dati in istruzioni operative chiare e verificabili.
Un altro elemento da controllare riguarda le misure di sicurezza. Il fac-simile richiama obblighi come la custodia delle credenziali, il blocco della postazione quando si è assenti, la protezione dei documenti e l’uso limitato dei dati. Prima di finalizzare il documento, è consigliabile verificare che queste disposizioni siano coerenti con gli strumenti informatici, con le procedure interne e con l’eventuale presenza di postazioni condivise, archivi fisici o dispositivi mobili. Se esistono regole più specifiche elaborate dal proprio ente o dal professionista incaricato della protezione dei dati, è opportuno integrarle nel testo o allegarle come istruzioni separate, così da rendere la designazione realmente operativa.
Va prestata particolare attenzione anche alla durata dell’autorizzazione. Il modello prevede una decorrenza e una validità collegata al rapporto di lavoro, alla collaborazione o all’incarico, con possibilità di revoca o aggiornamento in caso di variazione delle mansioni, dei sistemi utilizzati o delle categorie di dati trattati. Questa parte è importante perché evita che l’autorizzazione resti immutata nonostante cambi l’organizzazione del lavoro. Quando la persona viene spostata ad altra funzione o perde la necessità di accedere a determinati dati, il documento deve essere aggiornato o revocato, in modo da mantenere allineati mansioni e autorizzazioni effettive.
Prima di utilizzare il modello, è opportuno verificare se l’organizzazione richiede allegati, richiami a procedure interne, registri delle istruzioni o ulteriori atti di accettazione. In alcuni contesti può essere utile conservare prova della consegna del documento e della presa visione da parte dell’interessato, soprattutto quando il trattamento riguarda informazioni delicate o ambienti strutturati con più livelli di autorizzazione. È buona prassi controllare anche la coerenza tra il contenuto dell’atto e gli altri documenti aziendali o dell’ente, così da evitare contraddizioni tra nomine, mansionari, informative interne e regole di accesso ai sistemi.
Tra gli errori più comuni da evitare ci sono l’uso di un testo troppo generico, l’inserimento di dati anagrafici incompleti, la mancata indicazione delle attività realmente consentite, l’omissione dei sistemi o degli archivi accessibili e l’assenza di un richiamo alle istruzioni operative. È opportuno evitare anche formulazioni che attribuiscano poteri troppo ampi o non coerenti con le mansioni, perché il modello deve delimitare il trattamento e non ampliarlo in modo indiscriminato. Prima della firma finale è sempre consigliabile rileggere l’intero documento, verificare la corrispondenza con l’organizzazione interna e, se necessario, confrontarsi con il referente competente in materia di protezione dei dati personali per assicurare che il fac-simile sia corretto e adeguato al caso concreto.