In questa pagina è possibile scaricare il modello di nomina responsabile videosorveglianza in formato Word e PDF. Il documento serve a formalizzare, in modo chiaro e organizzato, l’incarico relativo alla gestione dell’impianto di videosorveglianza, definendo soggetti autorizzati, limiti operativi, istruzioni di accesso, misure di sicurezza e modalità di trattamento delle immagini nel rispetto della normativa applicabile.
Fac simile nomina responsabile videosorveglianza Word
Di seguito è disponibile il fac simile nomina responsabile videosorveglianza in formato Word, pensato per essere modificato e adattato al proprio contesto. Il file può essere compilato inserendo i dati del titolare, del nominato, le informazioni sull’impianto e tutte le istruzioni operative necessarie in base alla situazione concreta.
Fac simile nomina responsabile videosorveglianza PDF
Di seguito è disponibile il fac simile nomina responsabile videosorveglianza in formato PDF. Questo formato è utile per una consultazione rapida, per la stampa oppure per conservare una copia ordinata del modello così come predisposto.
Esempio nomina responsabile videosorveglianza
Qui sotto è riportato un esempio di struttura del documento. I campi tra parentesi quadre indicano le informazioni da personalizzare in base al caso specifico, così da adattare correttamente il modello alle esigenze dell’organizzazione e dell’impianto di videosorveglianza.
[NOME TITOLO O DENOMINAZIONE DEL TITOLARE] [FORMA GIURIDICA] [SEDE LEGALE] [CODICE FISCALE / PARTITA IVA] [DATI DEL LEGALE RAPPRESENTANTE] [RECAPITI] ATTO DI NOMINA DEL RESPONSABILE DELLA GESTIONE E DELLA VIDEOSORVEGLIANZA N. [NUMERO ATTO] DEL [DATA] Il/La sottoscritto/a [NOME E COGNOME], nato/a a [LUOGO DI NASCITA] il [DATA DI NASCITA], in qualità di [QUALIFICA DEL SOTTOSCRITTORE] di [NOME TITOLO O DENOMINAZIONE DEL TITOLARE], con sede in [INDIRIZZO COMPLETO], codice fiscale / partita IVA [CODICE FISCALE / PARTITA IVA], di seguito anche “Titolare del trattamento”, PREMESSO CHE il Titolare del trattamento determina le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali connessi all’impianto di videosorveglianza installato presso [SEDE / SEDI / LUOGHI INTERESSATI]; l’impianto di videosorveglianza è utilizzato per le seguenti finalità: [FINALITÀ SPECIFICHE DEL TRATTAMENTO], nei limiti di quanto necessario e proporzionato rispetto alle esigenze perseguite; l’impianto comprende le seguenti sedi, aree, telecamere, monitor, server, registratori, postazioni di controllo e/o sistemi remoti: [ELENCO O DESCRIZIONE DELL’IMPIANTO E DELLE AREE VIDEOSORVEGLIATE], come da [ALLEGATO / INVENTARIO / PLANIMETRIA] ove presente; i dati trattati consistono principalmente in immagini e, ove presenti, relativi metadati tecnici, riferiti a persone che accedono o sostano nelle aree videosorvegliate; il trattamento dei dati personali connesso alla videosorveglianza deve essere svolto nel rispetto della normativa applicabile, delle istruzioni impartite dal Titolare e delle misure tecniche e organizzative adottate; la gestione dell’impianto, l’accesso alle immagini, la loro eventuale estrazione, conservazione e cancellazione devono essere riservati ai soggetti espressamente autorizzati e istruiti per iscritto; [SE APPLICABILE] il Titolare intende affidare a soggetto esterno alcune attività di trattamento connesse alla gestione, manutenzione, assistenza tecnica, conservazione o altra operatività dell’impianto, nei limiti e secondo le condizioni di cui all’articolo 28 del Regolamento (UE) 2016/679; [SE APPLICABILE] il Titolare ha verificato la necessità di distinguere tra la qualifica di responsabile del trattamento e quella di persona autorizzata ad accedere ai locali, utilizzare l’impianto o visionare le immagini, che restano attività da disciplinare con separati atti di designazione e istruzioni; RITENUTO di dover formalizzare la nomina del soggetto incaricato della gestione dell’impianto di videosorveglianza e disciplinare in modo puntuale le attività consentite, i limiti di accesso, gli obblighi di riservatezza, le misure di sicurezza e le istruzioni operative; NOMINA E DESIGNA [NOME E COGNOME / DENOMINAZIONE DEL NOMINATO], nato/a a [LUOGO DI NASCITA] il [DATA DI NASCITA] / con sede in [INDIRIZZO COMPLETO], codice fiscale / partita IVA [CODICE FISCALE / PARTITA IVA], nella qualità di [INDICARE SE: RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO EX ART. 28 GDPR / REFERENTE INTERNO / PERSONA AUTORIZZATA / FORNITORE ESTERNO], di seguito “Nominato”, quale soggetto incaricato della gestione della videosorveglianza nei limiti del presente atto. [SE IL NOMINATO È UN FORNITORE ESTERNO] Il presente atto costituisce, ove ricorrano i presupposti, designazione quale responsabile del trattamento ai sensi dell’articolo 28 del Regolamento (UE) 2016/679, limitatamente alle attività affidate per conto del Titolare e secondo le istruzioni qui contenute e/o nel separato contratto o atto di nomina di cui il presente documento costituisce parte integrante e sostanziale. [SE IL NOMINATO È UN SOGGETTO INTERNO] Il presente atto ha natura di designazione organizzativa interna e di autorizzazione all’operatività, fermo restando che le persone fisiche che accedono materialmente alle immagini devono essere previamente autorizzate e istruite per iscritto ai sensi della normativa applicabile. AMBITO DELLA NOMINA Il Nominato è autorizzato a svolgere esclusivamente le seguenti attività, nei limiti delle finalità sopra indicate e delle istruzioni impartite dal Titolare: gestione tecnica e operativa dell’impianto di videosorveglianza; verifica del corretto funzionamento dei dispositivi e dei sistemi connessi; accesso alle postazioni di controllo e ai sistemi di registrazione; visualizzazione delle immagini solo quando strettamente necessaria per le finalità autorizzate; ricerca, estrazione ed esportazione delle immagini nei soli casi consentiti e secondo procedura interna; gestione degli utenti e dei profili di accesso, ove tecnicamente prevista e ove espressamente autorizzata; supporto alle attività di manutenzione e assistenza tecnica limitatamente a quanto indispensabile; conservazione temporanea delle immagini nei limiti del periodo predeterminato dal Titolare; cancellazione, sovrascrittura o blocco delle immagini secondo le procedure interne e su istruzione del Titolare; [SE APPLICABILE] consegna delle immagini esclusivamente ai soggetti legittimati e secondo le modalità previste dalla legge o dalle procedure interne. L’autorizzazione riguarda esclusivamente le seguenti sedi, aree, apparecchiature e sistemi: [INDICARE SEDI, TELECAMERE, SERVER, MONITOR, POSTAZIONI, SISTEMI REMOTI] Sono esclusi dalla presente nomina tutti gli accessi, trattamenti o operazioni non espressamente previsti o necessari rispetto alle finalità indicate. ISTRUZIONI OPERATIVE Il Nominato deve operare nel rispetto delle seguenti istruzioni: 1. Accesso alle immagini e ai sistemi L’accesso alle immagini e ai sistemi di videosorveglianza è consentito esclusivamente mediante credenziali individuali, ove previste, e comunque nei limiti delle abilitazioni attribuite. È vietato l’uso di credenziali condivise, non profilate o non autorizzate. L’accesso deve essere limitato ai soggetti e alle attività strettamente necessari rispetto alle finalità dichiarate. 2. Visualizzazione e utilizzo delle immagini Le immagini possono essere visualizzate solo quando ciò sia indispensabile per l’esecuzione delle attività autorizzate. È vietata qualsiasi consultazione meramente curiosa, sistematica o eccedente rispetto alle finalità del trattamento. Le immagini non possono essere utilizzate per finalità diverse da quelle indicate nel presente atto o nelle istruzioni del Titolare. 3. Estrazione, copia e comunicazione L’estrazione, la copia, la riproduzione, la trasmissione o la comunicazione delle immagini sono consentite solo se espressamente autorizzate dal Titolare e nei limiti della richiesta o dell’esigenza legittima verificata. Ogni estrazione deve essere tracciata, ove tecnicamente possibile, e motivata. È vietata la comunicazione non autorizzata delle immagini a soggetti terzi. 4. Conservazione delle immagini Le immagini devono essere conservate per il periodo ordinario stabilito dal Titolare, pari a [PERIODO DI CONSERVAZIONE], e comunque nei limiti della finalità perseguita e della configurazione tecnica adottata. Alla scadenza del periodo di conservazione, le immagini devono essere cancellate, sovrascritte o eliminate secondo le procedure del sistema, salvo blocco motivato per esigenze specifiche, documentate e legittime. Eventuali prolungamenti del periodo di conservazione devono essere autorizzati dal Titolare o da soggetto da questi delegato e adeguatamente motivati. 5. Gestione delle richieste di immagini Le richieste di accesso, estrazione o consegna delle immagini provenienti da autorità competenti, autorità giudiziaria, forze dell’ordine, interessati o altri soggetti legittimati devono essere immediatamente trasmesse al Titolare o al soggetto da questi individuato per la relativa valutazione. Il Nominato non può autonomamente decidere sulla legittimità delle richieste, salvo specifica delega scritta. La consegna delle immagini deve avvenire secondo le modalità stabilite dal Titolare e deve essere registrata ove previsto. 6. Manutenzione e assistenza tecnica Gli interventi di manutenzione, assistenza o aggiornamento tecnico devono essere eseguiti solo nei limiti strettamente necessari. Il Nominato deve assicurare che eventuali tecnici esterni operino sotto le condizioni previste dal Titolare e, se del caso, sulla base di apposita designazione o contratto conforme all’articolo 28 del Regolamento (UE) 2016/679. Ogni intervento deve essere, ove possibile, documentato. 7. Riservatezza Il Nominato è tenuto al più rigoroso obbligo di riservatezza su tutte le informazioni e le immagini trattate. È vietato copiare, diffondere, comunicare, pubblicare o utilizzare le immagini per finalità diverse da quelle istituzionali o contrattualmente autorizzate. L’obbligo di riservatezza permane anche successivamente alla cessazione dell’incarico o del rapporto. 8. Misure di sicurezza Il Nominato deve adottare e rispettare le misure tecniche e organizzative predisposte dal Titolare, tra cui, ove applicabili: protezione fisica dei locali e delle postazioni di controllo; gestione individuale delle credenziali di accesso; tracciabilità degli accessi, ove tecnicamente disponibile; custodia riservata dei supporti e dei dispositivi; protezione dei dati da accessi non autorizzati, perdita, distruzione o alterazione; immediata segnalazione di anomalie, incidenti, accessi abusivi o malfunzionamenti; divieto di lasciare incustodite le postazioni operative quando attive o accessibili. 9. Divieti specifici È vietato: utilizzare l’impianto per finalità diverse da quelle indicate; effettuare riprese o consultazioni eccedenti rispetto alle abilitazioni assegnate; cedere credenziali o dispositivi a terzi; conservare copie personali o non necessarie delle immagini; comunicare informalmente immagini o informazioni a soggetti non autorizzati; alterare o disattivare sistemi di sicurezza senza preventiva autorizzazione. 10. Segnalazione di eventi e incidenti Ogni evento anomalo, accesso non autorizzato, malfunzionamento, perdita di dati, sospetto uso improprio o richiesta non conforme deve essere tempestivamente segnalato al Titolare, secondo le procedure interne vigenti. [SE APPLICABILE] La segnalazione deve essere indirizzata anche al Responsabile della protezione dei dati, qualora designato, nei limiti delle competenze attribuite. 11. Formazione e istruzioni Il Nominato dichiara di aver ricevuto le presenti istruzioni operative e di impegnarsi a rispettarle integralmente. Il Titolare si riserva di integrare, modificare o aggiornare le istruzioni in relazione a mutamenti dell’impianto, delle sedi, delle finalità, dei profili di accesso o della normativa applicabile. OBBLIGHI SPECIFICI DEL RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO [SE APPLICABILE] Qualora il presente atto valga quale nomina a responsabile del trattamento ai sensi dell’articolo 28 del Regolamento (UE) 2016/679, il Nominato si impegna inoltre a: trattare i dati personali esclusivamente su istruzione documentata del Titolare; garantire che le persone autorizzate al trattamento si impegnino alla riservatezza o siano soggette a un adeguato obbligo legale di riservatezza; adottare misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza appropriato al rischio; non ricorrere ad altro responsabile senza previa autorizzazione scritta del Titolare, ove applicabile; assistere il Titolare, per quanto di competenza, nella gestione delle richieste degli interessati e degli adempimenti connessi; assistere il Titolare nella gestione degli obblighi di sicurezza e nella valutazione degli eventuali incidenti; restituire o cancellare i dati personali al termine del rapporto, secondo le istruzioni del Titolare e salvo diverso obbligo di legge; mettere a disposizione del Titolare le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto degli obblighi assunti. OBBLIGHI DI SEPARATA AUTORIZZAZIONE DELLE PERSONE FISICHE [SE APPLICABILE] Resta fermo che gli operatori fisici che accedono ai locali delle postazioni di controllo, utilizzano l’impianto o visionano le immagini devono essere designati e istruiti separatamente per iscritto dal Titolare o dal soggetto a ciò abilitato. La presente nomina non attribuisce automaticamente tale qualità, se non espressamente prevista nel medesimo atto e nei limiti consentiti dalla normativa applicabile. DURATA, VERIFICHE E REVOCA La presente nomina decorre dal [DATA DECORRENZA] e resta efficace fino a revoca, sostituzione o cessazione dell’incarico/rapporto, salvo diverso termine eventualmente stabilito nel contratto o nell’atto di designazione. Il Titolare si riserva di effettuare verifiche periodiche sull’osservanza delle istruzioni, sull’adeguatezza delle abilitazioni e sulla corretta gestione dell’impianto. La presente nomina e le relative autorizzazioni potranno essere modificate o revocate in qualsiasi momento, anche in caso di: cessazione del rapporto; cambio di mansioni; modifica dell’impianto o delle sedi; mutamento delle finalità del trattamento; violazione delle istruzioni impartite; esigenze organizzative o di sicurezza. Alla cessazione della presente nomina, il Nominato dovrà restituire eventuali credenziali, dispositivi, supporti, documenti e ogni altro materiale eventualmente affidato e dovrà cessare immediatamente ogni operazione non più autorizzata. DISPOSIZIONI FINALI Il presente atto deve essere conservato dal Titolare nel fascicolo privacy o nel sistema documentale dell’organizzazione ed esibito in caso di necessità. Ogni modifica, integrazione o aggiornamento dovrà risultare da atto scritto. Per quanto non espressamente previsto dal presente atto, si applicano la normativa vigente in materia di protezione dei dati personali, il Regolamento (UE) 2016/679, il decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, come modificato dal decreto legislativo 10 agosto 2018, n. 101, nonché le procedure interne del Titolare. ALLEGATI [ELENCO TELECAMERE E POSTAZIONI DI CONTROLLO] [PLANIMETRIA AREE VIDEOSORVEGLIATE] [MATRICE PROFILI DI ACCESSO] [ISTRUZIONI OPERATIVE PER GLI AUTORIZZATI] [INFORMATIVA PRIVACY E SEGNALETICA] [REGISTRO ACCESSI O INTERVENTI SULLE IMMAGINI] [PROCEDURA PER ESTRAZIONE, CONSEGNA E CONSERVAZIONE DELLE IMMAGINI] [CONTRATTO O ATTO DI DESIGNAZIONE DEL RESPONSABILE ESTERNO EX ART. 28 GDPR] [VALUTAZIONE D’IMPATTO, SE PREVISTA] [DOCUMENTAZIONE TECNICA E DI MANUTENZIONE DELL’IMPIANTO] Letto, confermato e sottoscritto. [LUOGO], [DATA] Il Titolare del trattamento [FIRMA] [NOME E COGNOME] [QUALIFICA] Per presa visione e accettazione Il Nominato [FIRMA] [NOME E COGNOME] [QUALIFICA]
Come compilare il modello nomina responsabile videosorveglianza
Il modello nomina responsabile videosorveglianza è un documento organizzativo e, nei casi previsti, anche contrattuale, che serve a disciplinare in modo formale la gestione dell’impianto di videosorveglianza e il trattamento delle immagini raccolte. Si utilizza quando il titolare del trattamento intende affidare a un soggetto interno o esterno compiti specifici collegati al funzionamento dell’impianto, alla manutenzione, all’accesso alle registrazioni, alla conservazione delle immagini o ad altre attività connesse. La sua funzione principale è quella di chiarire chi può fare cosa, con quali limiti e secondo quali istruzioni, in modo da ridurre il rischio di usi impropri e di accessi non autorizzati.
Per compilare correttamente il modello è necessario inserire con attenzione tutti i dati identificativi del titolare del trattamento, compresa la denominazione completa, la forma giuridica, la sede legale, il codice fiscale o la partita IVA e i riferimenti del legale rappresentante. Allo stesso modo occorre indicare con precisione l’identità del nominato, specificando se si tratta di un soggetto interno, di un referente operativo o di un fornitore esterno. Questa distinzione è importante perché cambia la natura dell’atto e può richiedere, in presenza di un soggetto esterno che tratta dati per conto del titolare, una designazione coerente con gli obblighi applicabili ai responsabili del trattamento. Se il rapporto è più articolato, è opportuno verificare che il testo della nomina sia coordinato con eventuali contratti, accordi di servizio o ulteriori atti di autorizzazione.
Un passaggio fondamentale riguarda la descrizione dell’impianto di videosorveglianza. Nel modello devono essere indicati i luoghi interessati, le aree sorvegliate, le telecamere, i monitor, i server, i registratori e le eventuali postazioni remote, così da delimitare in modo concreto l’ambito dell’incarico. È utile personalizzare anche la parte relativa alle finalità del trattamento, perché la gestione delle immagini deve essere coerente con lo scopo perseguito, con il principio di necessità e con le impostazioni tecniche effettivamente presenti. Se esistono planimetrie, inventari, registri accessi, istruzioni operative o procedure di estrazione e consegna delle immagini, conviene verificarne la coerenza con il testo della nomina e richiamarli come allegati quando necessario.
Occorre poi compilare con attenzione i campi dedicati alle istruzioni operative, che rappresentano la parte più delicata del documento. Qui vanno specificati i limiti di accesso, le modalità di visualizzazione, le condizioni per l’estrazione delle immagini, i tempi di conservazione, le regole di sicurezza, gli obblighi di riservatezza e le procedure di segnalazione degli incidenti. È importante non lasciare formule troppo generiche, perché il documento deve essere utile nella pratica quotidiana e deve consentire al nominato di sapere esattamente quali operazioni sono consentite e quali invece sono vietate. Quando l’impianto è gestito da più persone o da più uffici, è opportuno coordinare la nomina con le autorizzazioni interne e con i profili di accesso, evitando sovrapposizioni o ambiguità.
Bisogna prestare particolare attenzione ai campi segnaposto relativi alla durata, alla decorrenza e agli allegati. La data di inizio dell’incarico, l’eventuale termine, le modalità di revoca e la conservazione della documentazione devono essere valorizzate in modo coerente con l’organizzazione del titolare. Gli allegati, se presenti, non vanno inseriti in modo formale e astratto, ma solo se effettivamente disponibili e utili a descrivere l’impianto o le procedure interne. Prima di utilizzare il modello è consigliabile verificare anche se siano necessari ulteriori adempimenti, come l’aggiornamento dell’informativa, la revisione della segnaletica, la predisposizione di una valutazione d’impatto o l’adozione di misure tecniche aggiuntive, a seconda della configurazione concreta del sistema.
Tra gli errori più comuni da evitare ci sono l’uso di dati incompleti, la mancata distinzione tra ruolo interno e soggetto esterno, l’indicazione di attività troppo ampie rispetto alle effettive necessità, l’assenza di istruzioni specifiche e la mancata coerenza con la documentazione privacy già esistente. È anche opportuno non dare per scontato che chiunque lavori sull’impianto possa visionare o trattare liberamente le immagini: l’accesso deve essere sempre limitato, motivato e formalizzato. Per questo motivo il modello va considerato come uno strumento da adattare con cura, verificando caso per caso l’organizzazione, la struttura tecnica dell’impianto e le procedure interne adottate. In presenza di dubbi interpretativi o di situazioni non standard, è preferibile far controllare il testo da un professionista competente o da chi cura la gestione privacy dell’ente o dell’azienda.